第四章 治理要求

第一节 一般划定

第二十三条 机关档案包括：  

（一）文书、科技（科研、基建、装备）、人事、会计档案；；；；；；  

（二）机关推行行业特有职责形成的专业档案；；；；；；  

（三）照片、录音、录像等音像档案；；；；；；  

（四）营业数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案；；；；；；  

（五）印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼物等实物档案；；；；；；  

（六）其他档案。。。。。。

前款（一）（二）（三）项包括古板载体档案和电子档案两种形式。。。。。。电子档案与古板载体档案具有一律效力。。。。。。  

第二十四条 机关所有档案组成一个全宗。。。。。；；；；；；亓ナ艄叵怠⒚票⒆涞虑樾宰雍椭饕倒婺Ｎ醋涞，，，维持原全宗稳固。。。。。；；；；；；赜Φ苯ㄉ璨雌谕晟迫诰。。。。。。全宗卷应当包括全宗配景、档案状态、事情制度、治理纪录等内容，，，体例要求凭证《全宗卷规范》（DA/T12）执行。。。。。。

第二十五条 机关档案治理应当做到网络齐全完整，，，整理规范有序，，，保管清静可靠，，，判断准确实时，，，使用简捷利便，，，开发适用有用。。。。。。涉及国家神秘档案的治理应当切合保密治理的相关划定。。。。。。

第二节 形成与网络

第二十六条 机关推行职责历程中应当凭证有关程序和要求形成归档文件质料。。。。。；；；；；；匕旃远推渌迪低秤Φ敝С中纬汕泻弦蟮墓榈滴募质料。。。。。。  

文件质料形成时，，，应当接纳耐久、可靠、知足恒久生涯需求的纪录载体和纪录方式。。。。。。  

归档文件质料应认真实、准确、系统，，，文件质料组件齐全、内容完整。。。。。。  

第二十七条 机关文书或营业部分应当实时网络形成的归档文件质料，，，交本部分指定职员保管。。。。。。下列文件质料应当纳入网络规模。。。。。。

机关在日常公务活动中形成的归档文件质料；；；；；；机关设立暂时机构处理专项事情、处理突发事务、举行主要活动等形成的归档文件质料；；；；；；机关肩负重大建设项目、重大科研课题等形成的归档文件质料；；；；；；机关所属机构作废形成的归档文件质料；；；；；；机关向社会和个人征集的、与机关有关文件质料等。。。。。。

第二十八条 机关应当体例本单位文件质料归档规模和档案保管限期表，，，经同级档案行政治理部分审查赞成后施行。。。。。；；；；；；啬诓炕够蚴虑橹澳鼙⒆涫庇Φ笔凳毙薅，，，经重新审查赞成后施行。。。。。。

文件质料归档规模和档案保管限期表应当周全、系统反映机关主要职能活动和基本历史面目。。。。。。人事、会计文件质料的归档规模和档案保管限期从其专门划定。。。。。。

机关所属机构文件质料归档规模和档案保管限期表报机关审查赞成后施行。。。。。。

第二十九条 文书档案的网络规模凭证《机关文件质料归档规模和文书档案保管限期划定》制订执行。。。。。。

会计、科研、基建档案网络规模应当划分切合《会计档案治理步伐》、《科学手艺研究课题档案治理规范》（DA/T2）、《建设项目档案治理规范》（DA/T28）及《国家电子政务工程建设项目档案治理暂行步伐》划定。。。。。。

照片档案的网络规模应当切合《照片档案治理规范》（GB/T11821）和《数码照片归档与治理规范》（DA/T50）划定。。。。。。其他门类档案网络规模凭证国家相关划定执行。。。。。。

第三十条 电子文件应当连同元数据一并网络。。。。。。网络的元数据应当切合《数字档案室建设指南》、《电子文件归档与电子档案治理规范》（GB/T18894）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T63）等划定。。。。。。

第三节 整理与归档

第三十一条 机关应当凭证本划定第二十三条制订统一的档案分类方案。。。。。。差别门类、载体或形式的档案的分类要领应当协调呼应，，，便于档案的统一治理和使用。。。。。。分类方案一经确定，，，应当坚持一致，，，不得随意变换。。。。。。

机关档案分类方案一般接纳年度、机构（问题）、保管限期中分类项举行复式分类，，，有专门划定的，，，从其划定。。。。。。

第三十二条 机关档案整理应当遵照文件质料的形成纪律，，，坚持文件质料之间的有机联系，，，区分差别价值，，，便于保管和使用，，，逐步推进卷件融合治理。。。。。。

文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以件（张）等为单位举行整理。。。。。？？萍嫉蛋浮⑷耸碌蛋浮⒒峒频蛋敢话阋跃砦ノ痪傩姓。。。。。。其他门类档案凭证需要以卷或件为单位举行整理。。。。。。整理要领划分凭证响应要求执行。。。。。。

第三十三条 机关档案应当逐卷或逐件体例档号。。。。。。档号应当指代简单，，，体现档案泉源、档案门类、整理分类系统和排列顺序等档案基本属性。。。。。。档号结构应当切合《档号体例规则》（DA/T13）、《归档文件整理规则》（DA/T22）和《数字档案室建设指南》要求，，，差别载体或形式的档号体例要领应当协调呼应。。。。。。

机关档案门类宜凭证文书（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、会计（KU）、专业（ZY）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）、营业数据（SJ）、公务电子邮件（YJ）、网页信息（WY）、社交媒体（MT）、实物档案（SW）设置一级门类代码，，，凭证科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、装备（KJ·SB）设置科技档案二级门类代码。。。。。。专业档案凭证相关划定设置二级门类代码。。。。。。

第三十四条 机关档案应当体例检索工具，，，知足手工检索和盘算机检索需要。。。。。。

机关档案应当凭证《档案著录规则》（DA/T18）举行著录。。。。。。古板载体照片、录音、录像档案和实物档案应当详细著录配景、人物、泉源等信息。。。。。。档案著录应当与目录体例、元数据网络等事情和要求协调对应。。。。。。  

第三十五条 机关档案经文书或营业部分整理完毕后，，，应当在第二年6月尾前向机关档案部分归档；；；；；；接纳办公自动化或其他营业系统的，，，应当随办随归。。。。。。归档时间有特殊划定的，，，从其划定。。。。。。  归档时交接双方凭证归档目录清点核对，，，并推行交接手续。。。。。；；；；；；氐蛋甘迪炙姘焖婀榈，，，还应当按划定推行挂号手续，，，纪录电子文件归档历程元数据。。。。。。任何部分和职员不得将应归档文件质料据为己有或拒绝归档。。。。。。

第三十六条 归档文件质料应当为原件。。。。。。电子文件需要转换为纸质文件归档的，，，若电子文件已经具备电子署名、电子印章，，，且电子印章凭证划定转换为印章图形的，，，纸质文件不需再行实体署名、实体盖章。。。。。。

知足本划定第五章划定且不具有永世生涯价值或其他主要价值的电子文件，，，以及无法转换为纸质文件或缩微胶片的电子文件可以仅以电子形式举行归档。。。。。。

第四节 保管与；；；；；；

第三十七条 机关应当凭证档案载体的差别要求对档案举行存储和保管。。。。。。档案存储和保管应当确保实体清静和信息清静。。。。。；；；；；；赜Φ敝贫┑蛋钢卫碛痹ぐ覆雌谧橹萘，，，以应对突发事务和自然灾难。。。。。。档案治理应急预案应当纳入机关总体应急预案。。。。。。

第三十八条 机关应当做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护事情。。。。。？？夥课率扔Φ鼻泻稀兜蛋腹菪藿ㄉ杓乒娣丁罚↗GJ25）划定。。。。。。

档案库房不得存放与档案保管、；；；；；；の薰氐奈锲。。。。。。

第三十九条 档案事情职员应当监测和纪录库房温湿度，，，凭证需要接纳步伐调理；；；；；；按期检查维护档案库房设施装备，，，确保正常运转；；；；；；按期清扫除尘，，，坚持库房清洁；；；；；；按期接纳步伐，，，防治鼠虫霉等。。。。。。

第四十条 机关档案部分应当按期组织职员对档案数目举行清点、对保管状态举行检查，，，按期对电子档案的保管情形、读取状态等举行检查，，，发明问题应当实时处理，，，并建设检查和处理情形台账。。。。。。

第四十一条 档案事情职员应当实时对受损、易损档案举行修复、复制或作其他手艺处理。。。。。。档案修复应当坚持档案内容的完整，，，只管维持档案的原貌。。。。。。档案修复前应当做好挂号和检查事情，，，须要时举行复制备份，，，做出修复说明。。。。。。

第四十二条 机关应当为档案事情职员配备劳动；；；；；；び闷，，，阻止档案治理历程中有毒有害物质损害康健。。。。。。

第五节 判断与销毁

第四十三条 机关应当按期对已抵达保管限期的档案举行判断处理。。。。。。判断事情应当在档案事情协调机制下举行，，，由办公厅（室）认真人主持，，，档案部分会同相关营业部分有关职员组成判断小组配合开展，，，须要时可约请相关领域专家加入。。。。。。判断竣事后，，，应当形成判断事情报告。。。。。。对仍需继续生涯的档案，，，应当重新划定保管限期并做出标注；；；；；；对确无生涯价值的档案，，，应当按划定予以销毁。。。。。。

第四十四条 经判断可以销毁的档案，，，应当凭证以下程序销毁。。。。。。

（一）机关档案部分体例档案销毁清册，，，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管限期、已保管时间和销毁时间等内容，，，按档案事情协调机制报请审核批准；；；；；；

（二）机关分管档案事情的单位认真人、办公厅（室）认真人、档案部分认真人、相关营业部分认真人、档案部分经办人、相关营业部分经办人在档案销毁清册上签署意见；；；；；；

（三）机关档案部分组织档案销毁事情，，，并与相关营业部分配合派员监销。。。。。。监销人在档案销毁前，，，应当凭证档案销毁清册所列内容举行清点核对；；；；；；在档案销毁后，，，应当在档案销毁清册上署名或盖章。。。。。。销毁清册应当永世生涯。。。。。。

第四十五条 档案销毁应当在指定场合举行。。。。。。

电子档案和档案数字复制件需要销毁的，，，除在指定场合销毁离线存储介质外，，，还应当确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除。。。。。。销毁时应当留存电子档案和档案数字复制件元数据，，，并在治理历程元数据、审计日志中自动纪录销毁活动。。。。。。

涉密档案的销毁应当切合《国家神秘载体销毁治理划定》。。。。。。

第六节 使用与开发

第四十六条 机关应当起劲开展档案使用事情，，，建设健全档案使用制度，，，凭证档案的密级、内容和使用方式，，，划定差别的使用权限、规模和审批手续。。。。。；；；；；；乇９艿牡蛋付酝馓峁┦褂玫，，，需经本单位认真人批准。。。。。。

使用档案应当推行查阅手续，，，举行档案查阅挂号和使用效果反馈纪录。。。。。。档案事情职员应当对使用活动实时跟踪和监视。。。。。。

第四十七条 机关应当凭证《中华人民共和国政府信息果真条例》等有关划定，，，实时向同级国家综合档案馆提供自动果真的政府信息文件资料。。。。。。

第四十八条 机关应当起劲推进档案信息开发事情，，，接纳体例全宗先容、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件搜集，，，以及举行摆设展览、拍摄专题片等多种形式，，，施展档案价值。。。。。。全宗先容、组织沿革等应当纳入全宗卷治理。。。。。。

第四十九条 机关应当起劲接纳数据剖析、文本挖掘等新要领，，，扩展档案开发的力度和深度。。。。。。

第七节 统计与移交

第五十条 机关应当建设完善统计事情，，，对所保管档案情形、档案年度收支库情形、档案设施装备情形、档案使用情形、档案移交进馆情形、档案判断销毁情形、档案信息化情形、档案事情职员情形、档案营业社会化服务等情形按期统计并建设完整的台账。。。。。。

统计效果应认真实、准确、完整，，，支持以可视化方式显示，，，便于统计剖析。。。。。。

第五十一条 机关应当体例档案事情情形统计年报，，，汇总剖析昔时档案事情情形形成年度报告，，，报送同级档案行政治理部分、上级档案部分。。。。。；；；；；；赜Φ痹銮慷缘蛋甘虑樽淝樾蔚钠饰，，，为决议提供参考。。。。。。

第五十二条 机关应当凭证国家划定按期向同级国家综合档案馆移交档案。。。。。。移交档案时，，，应当同时移交检索工具、编研效果。。。。。。古板载体档案的数字复制件应当与档案原件一并移交。。。。。；；；；；；叵蚬易酆系蛋腹菀平磺，，，应当凭证相关划定做好移交档案的密级变换或扫除事情，，，并提出划控与开放意见。。。。。。

第五十三条 电子档案一般自形成之日起5年内向国家综合档案馆移交，，，也可按本划定第五十二条与响应的纸质文件或缩微胶片同步移交。。。。。。

电子档案移交可以接纳在线移交或离线移交。。。。。。在线移交应当通过档案行政治理部分指定的电子档案吸收系统和专用网络，，，不得通过未设置清静可靠步伐的互联网移交。。。。。。

电子档案移交后，，，机关继续留存的，，，应当凭证档案治理的要求举行治理。。。。。。

第五十四条 机关作废或合并的，，，档案移交凭证下列步伐举行。。。。。。

（一）作废机关的档案，，，应当由有关主管机关代管或凭证划定向同级国家综合档案馆移交；；；；；；

（二）作废机关的营业划分划归几个机关的，，，其档案不得疏散，，，可由其中一个机关代管或向同级国家综合档案馆移交；；；；；；    

（三）一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关，，，其档案应当移交给合并后的机关代管或向同级国家综合档案馆移交；；；；；；  

（四）机关所属机构作废的，，，其档案由主管机关代管，，，属于国家综合档案馆吸收规模的可凭证划定向同级国家综合档案馆移交。。。。。。

第五章 信息化建设

第五十五条 机关应当增强档案信息化事情，，，将机关档案信息化事情纳入机关电子政务和信息化总体妄想。。。。。。

机关档案信息化事情应当与机关信息化建设、档案馆信息化建设协调配合，，，实现系统互联互通，，，资源共享共用。。。。。。

第五十六条 机关应当开展数字档案室建设，，，统筹古板载体档案数字化、电子文件归档与电子档案治理事情。。。。。。数字档案室建设凭证《数字档案室建设指南》执行。。。。。。

第五十七条 机关应当建设档案数字化常态机制，，，有序开展档案数字化事情。。。。。。

档案数字化应当切合真实性治理要求，，，数字化历程的元数据应当网络齐全，，，数字复制件应当坚持原貌并纳入电子档案治理系一切一治理。。。。。。

第五十八条 纸质档案数字化凭证《纸质档案数字化规范》（DA/T31）执行，，，录音录像档案数字化凭证《录音录像档案数字化规范》（DA/T62）执行。。。。。。其他古板载体档案数字化参照有关划定执行。。。。。。

机关应当起劲实验纸质档案数字复制件的全文识别，，，将现有图像数据转化为文本信息，，，便于检索和开发使用。。。。。。

第五十九条 机关应当开展室藏古板载体档案目录数据库建设，，，数据库质量切合《档案著录规则》（DA/T18）等标准规范要求。。。。。。

各门类古板载体档案目录数据应当与响应数字化元数据、电子档案治理系统响应元数据库融合治理。。。。。。

第六十条 机关应当建设电子文件归档与电子档案治理制度，，，凭证《电子文件归档与电子档案治理规范》（GB/T18894）确定的职责与分工开展电子文件归档与电子档案治理事情。。。。。。

第六十一条 机关配备的网络基础设施、系统硬件、基础软件、清静包管系统、终端及辅助装备应当知足档案信息化的治理需要并适当冗余、利便扩展。。。。。。

机关档案部分应当设置自力的专业服务器和专用存储装备。。。。。。服务器和存储装备应当知足高效、可用、可扩展等要求。。。。。。

机关在电子政务云或自建私有云上建设电子档案治理系统的，，，其盘算资源、存储资源和清静提防等应当知足电子文件和电子档案治理要求。。。。。。不得使用电子政务云之外的其他公有云存储治理电子文件、电子档案。。。。。。

第六十二条 机关办公自动化系统和其他营业系统应当嵌入电子文件分类方案、归档规模与保管限期表和整理要求，，，在电子文件形成时自动或半自动开展判断、整理事情，，，实验预归档。。。。。。

电子档案治理系统应当功效完善、适度前瞻，，，知足电子档案真实性、可靠性、完整性、可用性治理要求。。。。。。电子档案治理系统基本功效和可选功效应当参照《数字档案室建设指南》、《数字档案室建设评价步伐》、《电子文件治理系统通用功效要求》（GB/T29194）以及同级国家综合档案馆的相关要求执行。。。。。。

电子档案治理系统品级；；；；；；げ坏玫陀诙级标准，，，分级；；；；；；て芳队Φ庇氲缱拥蛋缸罡呙芗断嗨秤。。。。。。使用电子政务云服务的，，，应当与电子政务云治理机构明确清静治理责任。。。。。。

第六十三条 电子档案的文件名堂和质量应当切合标准要求，，，元数据应当齐全完整，，，知足恒久生涯和同级国家综合档案馆进馆要求。。。。。。

第六十四条 机关应当为电子档案清静存储设置在线存储系统。。。。。。在线存储系统应当实验容错手艺方案，，，按期扫描、诊断存储装备。。。。。。

第六十五条 机关应当制订电子档案备份方案和战略，，，接纳磁带、一次性刻录光盘、硬磁盘等离线存储介质对电子档案实验离线备份。。。。。。具备条件的，，，应当对电子档案举行近线备份和容灾备份。。。。。。

机关应当凭证需要制订电子档案转换与迁徙方案和战略，，，转换与迁徙活动应当记入电子档案治理历程元数据。。。。。。

第六十六条 机关应当统筹开展古板载体档案数字化、电子文件归档与电子档案治理的清静保密事情，，，接纳有用步伐严防信息改动、丧失、外泄。。。。。。涉密档案举行数字化、涉密电子文件归档与电子档案治理应当严酷遵守保密划定。。。。。。

第六章 奖励与处分

第六十七条 有下列情形之一的，，，由县级以上档案行政治理部分单独或联合有关部分，，，或由本单位给予表扬奖励。。。。。。

（一）档案网络、整理、移交做出显著效果的；；；；；；

（二）档案保管、；；；；；；ず拖执卫碜龀鱿灾Ч；；；；；；

（三）档案使用、开发取得突出效果的；；；；；；

（四）档案学理论研究、档案科研做出主要孝顺的；；；；；；

（五）同违反档案执法、规则的行为作斗争，，，体现突出的；；；；；；

（六）从事专（兼）职档案事情满15年的。。。。。。

第六十八条 有下列行为之一的，，，由县级以上档案行政治理部分责令限期纠正；；；；；；情节严重的，，，由有关主管部分对机关直接认真的主管职员和直接责任职员依法给予处分；；；；；；组成犯罪的，，，依法追究刑事责任。。。。。。

（一）机关未统一治理机关档案或未按划定形成、网络档案的；；；；；；

（二）机关未按划定设置档案事情机构或未指定档案事情认真部分，，，未按要求配备专（兼）职档案事情职员的；；；；；；

（三）将机关应当归档的文件质料据为己有，，，拒绝移交机关档案部分的；；；；；；

（四）档案治理不切合档案清静；；；；；；ひ蟮；；；；；；

（五）拒不凭证国家划定向国家综合档案馆移交档案的；；；；；；

（六）明知所生涯的档案面临危险而不接纳步伐，，，造成档案损失的；；；；；；档案事情职员、对档案事情负有向导责任的职员玩忽职守，，，造成档案损失的。。。。。。